Process Excellence: Fool Proof Process

Halo semua….seberapa sering sih anda merasakan aktifitas dan rangkaian kegisatan  yang dilakukan oleh company atau organisasi anda saat ini jauh dari ideal? (sering ya?) :) …...pengulangan kerja alias rework…prosess yang lama, lambat dan berbelit belit (fiuhhhh…) namun pada akhirnya tetap saja diujung proses ditemuin kesalahan-kesalahan alias defect alias cacat…baik di produk ataupun di jasa.  
kalau mau di runut…defect yang dihasilkan diujung proses itu pasti disebabkan oleh defect yang terdapat dalam proses itu sendiri

 Process defect kalau kita lihat dalam konteks yang luas bisa berarti…produk yang tidak bisa laku di jual atau digunakan pelanggan karena ada bagian yang tidak berfungsi sebagaimana mestinya ataupun secara estetika tidak sesuai dengan rancangan atau desainnya, atau bisa juga berupa service yang tidak memberikan experience yang diharapkan oleh pelanggan atau dijanjikan kepada pelanggan. Dengan kata lain defect bisa terjadi secara fungsional, estetika ataupun cacat experience…. :(

Nah…bagaimana dengan proses yang kontrolnya tidak baik atau ngga ada control sama sekali sehingga besar kemungkinan akan menyebabkan leakage/fraud  yang pada akhirnya merugikan organisasi…apakah ini termasuk defect juga? Jawabannya …masuk bangetttttss…ini namanya defective process. Kalau sudah prosesnya yang defective, apapun yang lewat ke prosess itu, besar kemungkinan akan menghasilkan product/service yang defective pula... kemudian solusinya bagamana?….sederhana….benahi prosessnya..bikin excellence sehingga kalau ada “sampah” yang masuk ke prosess akan tersaring dan potensi-potensi yang bisa menyebabkan defect/leakage bisa di cegah alias di kendalikan.

Salah satu yang bisa kita lakukan adalah dengan membuat processnya menjadi  anti salah alias fool proof atau mistake proof..bahasa populernya kalau di Jepang Poka Yoke. Idenya sederhana…kalau suatu prosess sangat bergantung kepada manusia…yang namanya manusia kan bisa lupa..bisa berbuat kesalahan yang tidak disengaja atau malah bisa juga memanfaatkan prosess yang jauh dari ideal tadi untuk keuntungan sendiri….untuk itu, sistem atau mekanisme prosess  perlu di buat sedemikian rupa sehingga kalaupun manusia yang menjalankan prosesnya dengan sengaja atau tidak melakukan kesalahan...kesalahan tersebut bisa dicegah se-awal mungkin untuk kepentingan yang lebih besar…

 Contoh yang sangat sederhana pada saat kita ingin menarik uang dari mesin atm atau pada saat memasang kabel USB….apakah jika posisi kartu atau arah sisi colokannya salah, kartunya bisa masuk ke mesin atm dan kabelnya bisa nyolok? Ngga bisa kaaan? Nah itu dia inti dari fool proofing atau mistake proofing…orang bisa salah, bisa lupa..tapi sistem dan prosess yang baik bisa cegah kesalahan…

Kalau mekanisme fool proof ini sudah ada di proses…lebih mudah mengendalikan atau bahkan mencegah potensi  defect  produk maupun service dalam proses,  apalagi yang namanya  leakage …..nah sekarang pertanyaanya…prosess anda sudah fool proof blom? atau masih fool? :)

Salam,

YophiY